eDiscovery: Identifikation relevanter Dokumente

Ihr Bedarf

Sie möchten einen großen Datenbestand mit zahllosen Dokumenten und E-Mails und ggf. weiteren Daten elektronisch gespeicherter Information (electronically stored information - ESI) inhaltlich nach Stichworten durchsuchen und diesen effizient und komfortabel auf Sachverhalte hin durchsehen und bewerten (reviewen), gefundene auffällige bzw. einschlägige Dokumente nach diesen Sachverhalten kennzeichnen (taggen), vertrauliche Informationen schwärzen und die relevanten Dokumente in verschiedenen Formaten exportieren. Möglicherweise müssen Sie diese Daten auch Dritten bereitstellen.

So wollen Sie feststellen, ob denkbare oder behauptete Sachverhalte zutreffen oder ob es Anzeichen bzw. Belege für Unregelmäßigkeiten, dolose Handlungen, Fraud oder Wirtschaftskriminalität gibt, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen und Handlungen abzuleiten.

Aufgrund der Datenmenge ist eine manuelle (lineare) Durchsicht nicht sinnvoll.

Sie gehören der Organisation an, deren Daten mittels eDiscovery durchgesehen werden sollen, oder erbringen die inhaltliche Durchsicht z.B. als Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer für Ihren Mandanten.

Sie benötigen externe Unterstützung zu eDiscovery entweder im Rahmen von Präventionsprojekten, etwa im Rahmen von Compliance-Prüfungen (z.B. Korruptionsprävention, Sicherstellung der Einhaltung wettbewerblicher Vorgaben) oder reaktiv, weil Ihnen schon Informationen vorliegen, z.B. aus internen Untersuchungen, durch Hinweisgeber, im Zuge von Sonderuntersuchungen, oder aufgrund externer Anforderungen wie z.B. einer Durchsuchungsmaßnahme einer Behörde oder einer Litigation Order.

Unsere Expertise für Sie

Wir haben langjährige Erfahrung als IT-Forensiker (Computerforensiker) in der erfolgreichen Durchführung auch komplexer und großer eDiscovery-Projekte, auch im Rahmen von Sonderuntersuchungen und geplanten Transaktionen, und in Teams mit Mitarbeitern aus Unternehmen, Wirtschafts- und Rechtsanwaltsgesellschaften oder Ermittlern. Wir unterstützen Sie über alle Prozesse des eDiscovery bzw. des computerunterstützten Reviews hinweg. Unser Vorgehen orientiert sich dabei an bewährten Vorgehensmodellen der Industrie, insbesondere dem EDRM-Modell (Electronic Discovery Reference Model).

Wir sichern für Sie diese richtigen Daten und bereiten diese so auf, dass Sie diese komfortabel nach Stichworten durchsuchen, im Zusammenhang sichten und inhaltlich bewerten können. Dabei beschränken wir uns nicht nur auf technische Dienstleistungen, sondern wirken auf Wunsch gerne als Teil von interdisziplinär gemischten Teams an der inhaltlichen Bewertung mit.

Wir unterstützen alle gängigen eDiscovery-Lösungen, daher ist auch sicher für Ihren Bedarf etwas Passendes dabei, von der preisgünstigen Einstiegslösung für kleinere Projekten mit Anforderungen, die sich auf das Wesentliche beschränken, bis hin zu ausgefeilten Lösungen, die umfängliche Anforderungen für Reviewer-Teams in Großprojekten abdecken. Je nach Wunsch offline an einem Standort Ihrer Wahl oder online, z.B. in einem Rechenzentrum in Deutschland oder bei Ihnen gehostet.

Was wir für Sie leisten können

Nachfolgend finden Sie jeweils einige Beispiele aus den Bereichen, in denen wir Sie im Rahmen von eDiscovery-Projekten unterstützen können:

• Information Governance: Leitung und Kontrolle von Maßnahmen zu elektronisch gespeicherter Information über deren gesamten Lebenszyklus hinweg, um Risiken und Kosten zu mitigieren
  
  • Schulung zur Erlangung einer besseren Handlungsbereitschaft für eDiscovery
  • Mitwirkung an der Einführung oder Überprüfung von Aufbewahrungsrichtlinien (Aufbewahrungspflichten vs. Löschpflichten)
  • Präventive Planung für verschiedene Szenarien, z.B. Identifikation relevanter Datenquellen und zugehöriger IT-Systeme, Festlegung von Sicherungsverfahren, Entschlüsselung
  • Beratung zum Einsatz geeigneter eDiscovery-Systeme, Überprüfung der Anforderungen vs. vorhandene Lösungen
  • Mitwirkung an der Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Voraussetzungen durch Kooperation mit Rechtsanwälten, welche Sie separat beauftragen können
• Identification: Lokalisierung potenzieller Datenquellen und Festlegung von Sicherungsumfang, -breite und -tiefe
  
  • Identifikation und Lokalisierung relevanter Datenquellen und zugehöriger IT-Systeme
  • Mitwirkung an der Sicherstellung des Ziels, Daten zu einem zu untersuchenden Sachverhalt möglichst vollständig und unverfälscht bereitzustellen, ohne daß relevante Beweise unterdrückt werden  
  • Festlegung, wie diese konkret gesichert werden sollen und was dabei außen vor bleiben soll
• Preservation: Schutz digitaler Beweise gegen unangemessene Veränderung oder Zerstörung
  • Schutz von IT-Systemen vor physischem und digitalem Zugang, absichtlicher oder unangemessener Veränderung oder dem Verlust des Beweismittels, z.B. Veranlassung des Austauschs von Schlössern, Verbringung von IT-Systemen in zugangsgesicherte Bereiche, Lagerung von Festplatten in Tresoren, Entfernen von Berechtigungen für Fernwartungszugänge oder deren Abschaltung, Änderung von Kennwörtern, Herausnehmen von Backup-Bändern aus der Rotation
• Collection: Einsammeln bzw. IT-forensische Sicherung der Daten für den weiteren eDiscovery-Prozess
  • Aktualisierung des Sicherungsplans anhand der tatsächlich vorgefunden IT-Infrastruktur
  • Aufsuchen und Sichern von Arbeitsplätzen mit Clients, auch verdeckt, erforderlichenfalls Fertigung IT-forensischer, bitgenauer Kopien
  • Sicherung von Daten von Servern und aus Anwendungen
  • Wiederherstellung von Daten aus Backups
  • Koordination mit IT-Dienstleistern
• Processing: Verarbeitung zur Reduktion des Datenvolumens und erforderlichenfalls Konvertierung in geeignetere Formate
  • Administration und Hosting von eDiscovery-Systemen und Übernahme der technischen Tätigkeiten
  • Aufbereitung digitaler Daten, Extraktion, Formatwandlung, Wiederherstellung gelöschter Daten, Reparatur defekter Daten, Entschlüsselung
  • Filterung bzw. Aussonderung von a-priori nicht relevanten Daten nach formalen oder inhaltlichen Kriterien, teilautomatisiert und / oder mittels intellektueller Sichtung offensichtlich nicht relevanter Daten
  • Laden der zu verarbeitenden Daten in eine eDiscovery-Umgebung, Indexierung dieser Daten
  • Automatische Texterkennung: Wandlung von Bilddaten in Textdaten (Optical Character Recognition - OCR)
  • Fehlerbehandlung, Überprüfung der Vollständigkeit und Korrektheit der Verarbeitung, Qualitätssicherung
  • Zuweisung von Daten an Reviewer
• Review: Evaluation nach Relevanz und hinsichtlich auszusondernder Inhalte (privilegierter Information wie z.B. Anwaltskommunikation)
  
  • Mitwirkung an der Erstellung von Suchwortlisten
  • Bereitstellung von Werkzeugen für Reviewer
  • Administration von Review-Systemen
  • Schulung von Reviewern zur Nutzung von Möglichkeiten der Review-Werkzeuge
  • Mitwirkung an der inhaltlichen Bewertung von Dokumenten
• Analysis: Evaluation von Inhalten und Kontext, einschließlich wesentlicher Muster, Themen, Personen und Diskussionen
  
  • Mitwirkung an der inhaltlichen Bewertung von Dokumenten, auch im Kontext, Hintergrundrecherchen, bis hin zur Mitwirkung an Berichten
• Production: Lieferung von Daten an andere in geeigneten Formaten und über geeignete Bereitstellungsverfahren
  
  • Mitwirkung an der Schwärzung vertraulicher Daten
  • Planung des Dokumentenexports für Anhänge zu Untersuchungsberichten
  • Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten und für Systeme zur Weiterverarbeitung
  • Festlegung geeigneter Bereitstellungsverfahren, z.B. verschlüsselte Datenträger, eRooms, Online-Zugriff auf das Review-System, und Lieferung von Daten
• Presentation: Zeigen und Erläutern von elektronischen Beweisen und des Vorgehens für Zielgruppen (Unternehmensgremien, bei Gericht, usw.), speziell in ursprünglichen oder nahezu ursprünglichen (native, near-native) Formaten, um weitere Informationen zu gewinnen, existierende Fakten oder Positionen zu validieren oder Zielgruppen zu überzeugen
  • Vorbereitung von Präsentationen, z.B. Zusammenstellung von Informationen und Daten in verschiedenen Formaten
  • Präsentationen und Erläuterungen durch IT-Sachverständige

Erfolgsgeschichten

• Für einen Konzern Daten aus einem Archivsystem gesichert und noch in der selben Nacht der Compliance-Abteilung belastende E-Mails präsentiert
• In einem großen präventiven eDiscovery-Projekt Beratungsleistungen zu Information Governance und Identifikation erbracht
• Wichtige weitere Datenquellen aufgespürt, die sonst nicht berücksichtigt worden wären
• Kunden vor Fehlern bei der Erlangung und Sicherstellung digitaler Beweise bewahrt, die sonst unwiderbringlich verloren gewesen wären
• In etlichen mittelgroßen eDiscovery-Projekten den kompletten eDiscovery-Prozess übernommen und relevante Dokumente und E-Mails durch eigenen Review gefunden oder Reviewer geschult und diese so befähigt, gute Ergebnisse zu erzielen
• Für eine Untersuchung durch eine Bank digitale Beweise gesichert, aufbereitet und verarbeitet und in einem eDiscovery-System gehostet
• Programmierfehler in einer kommerziellen eDiscovery-Lösung entdeckt und durch Verarbeitung mit anderen Methoden sichergestellt, dass wirklich alle Daten in den Review gelangen
• In zahlreichen Insolvenzverfahren durch kostengünstiges eDiscovery in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern zur Geltendmachung von Anfechtungsansprüchen und zur Mehrung der Masse beigetragen

Gerne beantworten wir auch Ihre Fragen zu dieser Dienstleistung und zeigen Ihnen den Mehrwert für Ihren Fall auf.